Como a organização financeira pode ajudar a administrar o dinheiro da sua empresa

De acordo com o Sebrae, a taxa de mortalidade de pequenas e médias empresas no Brasil é de mais de 40%. Estes são dados que consideram os 2 primeiros anos após a abertura da firma. Uma parte significativa das quebras se deve à falta de organização financeira e pela má administração do dinheiro da empresa.

É muito comum que pequenas e médias empresas sejam criadas em situações de necessidade, sendo conduzidas por gestores inexperientes e sem formação. Além disso, há muita informalidade na gestão, com as contas dos donos se misturando constantemente com as do negócio. Desta forma, pode-se ligar diretamente a falta de organização financeira à má gestão destas empresas.

Neste artigo vamos tratar especificamente da organização financeira. Como tratar bem do dinheiro da empresa? Como criar controles simples e úteis para se manter as rédeas do negócio? Confira o conteúdo imperdível contido nos tópicos a seguir.

OS PRINCÍPIOS DA ORGANIZAÇÃO FINANCEIRA

Antes de trabalharmos o tema, precisamos destacar alguns princípios da organização financeira. Estes princípios devem guiar todas as ações, assim, só devemos agir em consonância com tais regras. Vamos lá:

O QUE É O FLUXO DE CAIXA?

O fluxo de caixa é uma das principais atividades relacionadas à gestão financeira da empresa. Por meio dele é que se realiza o registro e o acompanhamento de todas as movimentações que ocorrem com o dinheiro na empresa. Ou seja, sempre que uma venda é realizada e o dinheiro é recebido, ou há um pagamento para algum fornecedor, por exemplo, esses valores devem ser apontados no fluxo de caixa.

Todavia, para que esse controle seja preciso e ajude no entendimento das finanças e na tomada de decisão, é preciso tomar o cuidado de lançar até mesmo os pequenos valores que muitas vezes são negligenciados, mas que fazem diferença na hora da avaliação dos gastos.

Outro ponto importante está no acompanhamento dessa rotina: o ideal é verificar a planilha diariamente, a fim de se certificar que não há inconsistências ou falta de informações.

POR QUE É IMPORTANTE FAZER UM PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO?

O planejamento orçamentário é o plano estratégico que uma empresa possui para o período que normalmente é anual com relação às despesas, receitas, custos e investimentos. Ou seja, é uma estimativa de todas as movimentações financeiras para os próximos meses.

É importante contar com essa atividade, pois é por meio dela que o gestor faz uma previsão do que se espera para o futuro e pode se preparar melhor para os cenários elaborados. É importante ressaltar que esse planejamento não é feito com base em palpites, mas sim levando em consideração o histórico da empresa e as condições atuais do mercado. Sendo assim, podemos dizer que ele ajuda a nortear as decisões e tornar a administração mais eficiente.

LUCRO E CAIXA SÃO COISAS DIFERENTES

Sim, muitos empresários entendem que lucro e caixa são a mesma coisa. Contudo, tal entendimento não pode ser mais equivocado. O lucro é o resultado econômico da geração de riqueza da empresa em um período. Já o caixa é a quantidade de recursos financeiros extraídos da operação da organização.

Imagine que uma loja tenha vendido R$ 50 mil em um determinado mês, tendo realizado R$ 30 mil em pagamentos no mesmo período. À primeira vista, entendemos que houve R$ 20 mil de lucro, mas não foram consideradas as contas pendentes, nem as despesas que não influenciam no caixa, como por exemplo a depreciação.

Para a obtenção do valor do lucro é imprescindível a observação da DRE (demonstração de resultados do exercício). Já para a mensuração do caixa, deve-se observar a DFC (demonstração de fluxo de caixa). Sem estes instrumentos, o empreendedor pode pegar o caixa e simplesmente colocar no bolso, prejudicando a empresa nos períodos futuros.

CONTAS PESSOAIS NÃO PODEM SE MISTURAR COM AS DA EMPRESA

Outro problema comum visto nas pequenas e médias empresas é a utilização de recursos para fins pessoais. Há casos até de grandes empresas, geralmente familiares, em que recursos do caixa são usados para fins pessoais. Não há nada de ilegal nisto, o problema é a desorganização gerada pela prática, além do déficit nas contas operacionais da firma.

O dinheiro da empresa deve ser o dinheiro da empresa, as necessidades dos sócios devem ser registradas como retiradas ou pagamento de dividendos. Se na lista de pagamentos há contas como alimentação, doméstica, mensalidade escolar e coisas do tipo, a empresa poderá se tornar deficitária. Por isso é importante que não se misturem as contas dos sócios com as da firma.

O CAPITAL DE GIRO NÃO DEVE SE MISTURAR COM CAPITAL PARA INVESTIMENTOS

Um problema muito comum de ser encontrado em pequenas e médias empresas é a descapitalização de curto prazo. Quando os negócios estão em crescimento, muitos empresários se empolgam e realizam investimentos em expansão. Estes investimentos são muito importantes para o crescimento da firma, mas não podem ser feitos com a utilização do capital de giro.

Quando a empresa assume custos de reformas, novas máquinas, investimento em tecnologia, etc. elas precisam estar certas de que o capital de giro não será consumido. Como o nome já diz, o capital de giro precisa girar. O prazo de retorno deste capital ao caixa da empresa deve ocorrer no curto prazo, geralmente 30, 60 ou 90 dias.

Já o capital de investimentos levará um tempo maior para retornar. Ele fará com que os lucros aumentem, mas isso só ocorrerá a médio-longo prazo. Até lá, a empresa precisa manter seu capital de giro preservado. Se a empresa se descapitalizar para bancar os investimentos, ela poderá ficar insolvente e até chegar à quebrar.

ANTES DE CONCEDER PRAZOS, DEVE-SE AVALIAR A DISPONIBILIDADE DE CAPITAL DE GIRO

Políticas de expansão comercial podem ser promovidas através de descontos nos preços ou concessão de crédito. Quando há pressões no mercado para se praticar melhores preços e prazos, muitas empresas acabam cedendo antes de avaliar as circunstâncias. Em geral, dar mais prazo parece ser menos prejudicial à firma do que dar descontos, mas em muitos casos, observa-se o contrário.

Imagine uma loja de roupas que trabalhe com uma margem bruta média de 45%. Ela tem a opção de dar 10% de desconto à vista ou parcelar a compra em 2 vezes. Quando ocorre o parcelamento, o desconto do cartão de crédito é de 3% e o dinheiro leva 45 dias [(30d+60d)/2] para retornar ao caixa. Se o capital da empresa custa 5%a.m., o gasto com o prazo será de 7,63% (capital) + 3% (taxa do cartão), ou seja, 10,63%.

No caso anterior, seria mais interessante conceder descontos para pagamento à vista do que dar mais prazos aos clientes. Mas mesmo que o custo do prazo fosse menor, seria necessário pensar 2 vezes antes de concedê-lo. Isto  porque o esvaziamento do caixa pode deixar a empresa sem capacidade de honrar com seus compromissos.

Até que se faça uma boa reserva de capital, muitas vezes é melhor sacrificar um pouco a lucratividade do que esvaziar o caixa e correr o risco de insolvência. Por isso, a política de prazos deve ser muito bem pensada por empresários de todos os ramos.

CONTROLANDO O CAPITAL DE GIRO

Se fosse feita a eleição do melhor conselho para a organização financeira de pequenas e médias empresas, ele seria: controlem o capital de giro. Não por acaso, esta é a maior dificuldade dos negócios brasileiros. Há empresas extremamente competitivas e com ótimos produtos, mas que acabam quebrando por falhas na administração do capital de giro.

Mas o que seria o controle do capital de giro? Bem, pode-se dizer que uma empresa que consegue pagar todas as suas contas em dia utilizando apenas recursos operacionais está administrando corretamente o capital de giro. Para medir a quantidade de capital de giro necessária ao funcionamento da empresa, deve-se usar as métricas financeiras adequadas.

A organização financeira da empresa depende basicamente de 3 métricas, são elas:

• PMP – prazo médio de pagamento;
• PMR – prazo médio de recebimento;
• PME – prazo médio de estocagem.

O prazo médio de pagamento (PMP) pode ser obtido a partir da política de prazos praticada pelos fornecedores da empresa. Imagine uma firma que tenha a seguinte estrutura de compras:

• 30% das compras são realizadas à vista;
• 45% das compras são pagas em 30 dias;
• 25% das compras são pagas em 45 dias.

O PMP, o prazo médio de pagamento, será o somatório ponderado de todos os prazos, ou seja: (0,3×0) + (0,45×30) + (0,25×45) = 24,75, ou simplesmente 24 dias em média (arredonda-se para baixo).

O PMR é o prazo médio de recebimento, o qual é calculado usando a mesma metodologia do PMP. A única diferença é que se utiliza como fonte de dados, os prazos concedidos aos clientes da empresa. O PME por sua vez, é medido a partir dos dados do inventário da firma, seu cálculo ocorre assim:

• Obtém-se o estoque médio dividindo-se a variação dos estoques por 2. Assim: (estoque ano B – estoque ano A) / 2.

• Após obter o estoque médio, basta dividir o resultado pelo valor do custo médio das mercadorias. Assim, se o estoque médio for de 300 e o custo médio for de 10. O PME será de 300/10, ou seja, 30 dias.

• Uma vez que se obteve o valor das três variáveis financeiras, deve-se fazer a seguinte conta: PME + PMR – PMP. O resultado da conta revela o ciclo financeiro da empresa. Digamos que em nosso exemplo, o PMR seja de 45 dias. O ciclo financeiro então será de (30 + 45 – 24) = 51. Ou seja, a empresa precisa manter um capital de giro equivalente a 51 dias de operação.

AUTOMAÇÃO DOS PROCESSOS

O investimento em um sistema de gestão também é uma excelente alternativa para alcançar ou aprimorar a gestão financeira. A utilização de um software ajuda a eliminar a necessidade de processos manuais, reduz o índice de erros, aumenta a agilidade e a produtividade, torna as informações mais confiáveis e seguras e ainda contribui para a redução de custos.

Além disso, em muitos casos, essas ferramentas permitem gerar relatórios que proporcionam ao gestor um acompanhamento maior e mais preciso de suas operações e o comparativo entre a situação atual e o que se espera.

Isso também ajuda a criar uma base sólida que auxilia no processo de tomada de decisão, elaborando ações mais eficazes, de acordo com as metas que foram traçadas.

INDICADORES PARA FICAR DE OLHO

Além dos indicadores cíclicos que citamos (PME, PMR, PMP), o empresário também deve ficar de olho em alguns outros muito importantes:

Liquidez corrente (ativo circulante / passivo circulante): A liquidez corrente mede o grau de cobertura do passivo operacional pelos ativos de curto prazo da empresa.

Endividamento geral (ativo / passivo): o endividamento geral mede o nível de risco da empresa e sua capacidade de honrar suas dívidas como um todo.

Liquidez imediata (caixa / passivo circulante): Mede a capacidade de a empresa reagir a emergências, tendo dinheiro suficiente para saldarascontasde curto prazo.

Existe uma infinidade de outros indicadores a serem avaliados. Mas se estes que citamos forem bem administrados, provavelmente a empresa estará em boas condições.

MONITORE A INADIMPLÊNCIA

Outro fator muito importante para a organização financeira da empresa é o controle da inadimplência. De nada adianta ter uma boa política de prazos, se os clientes não pagarem na data combinada. Por isso, deve-se manter um nível máximo de inadimplência aceitável. Caso a inadimplência alcance o limite tolerável, deve-se interromper o fornecimento de crédito a clientes duvidosos.

O indicador de inadimplência geral é obtido dividindo-se os recebíveis em atraso pelo total de contas a receber (recebíveis em atraso / contas a receber). O resultado é dado em termos percentuais.

A IMPORTÂNCIA DA CONCILIAÇÃO DAS DATAS DE PAGAMENTOS

Outra dica importante para a boa organização financeira é o alinhamento das datas de pagamento. Muitas vezes, nem é necessário um esforço de negociação para se alinhar as datas de pagamento das contas aos prazos de recebimento dos clientes. Se as datas de pagamento forem sincronizadas às de recebimento, a empresa reduzirá sua necessidade de capital de giro.

REALIZE A CONCILIAÇÃO BANCÁRIA COM REGULARIDADE

As demonstrações financeiras nos dizem quase tudo o que precisamos saber, mas sua fidelidade só é comprovada pela conciliação bancária. A conciliação bancária é o ato de validar os registros das demonstrações através de extratos dos bancos e do caixa da empresa. Não são raros os casos de divergência entre as demonstrações das empresas e os dados bancários.

Muitas vezes, este fato pode ser provocado por tarifas desconhecidas, gastos não registrados e outras contas não previstas. Empresas responsáveis, realizam a conciliação bancária ao menos uma vez por mês. Isso é imprescindível para o bom andamento do negócio.

CUIDADO COM O CRÉDITO CARO

Muitas empresas administram seu capital de giro através de linhas de crédito bancário. As categorias de curto prazo geralmente não fornecem taxas interessantes, além de alienar os recebíveis da firma. Por isso, ter à disposição modalidade de crédito simplificado é algo imprescindível.

Neste tipo de modalidade, pode-se contratar crédito à taxas interessantes e sem muitas complicações, elevando a competitividade da companhia.

É importante que a organização financeira seja feita com base em indicadores, e registrada de forma simples e objetiva. Com estas dicas, dificilmente sua empresa entrará em insolvência e terá longos anos de lucros sólidos.